Til virksomheder

Med den nye databeskyttelseslov- og forordning, der trådte i kraft fra 25. maj 2018, får virksomheder et større ansvar og flere forpligtelser ved behandling af personoplysninger om egne ansatte. Det gælder bl.a. øgede krav til skriftlig dokumentation af behandlinger. Ifølge lovgivningen er virksomheder med ansatte dataansvarlige for behandlinger af personoplysninger om egne ansatte. Indberetning af personoplysninger om medarbejderne til statistiske formål er en del af dette dataansvar.

Registreredes rettigheder og fortegnelse

Rollen som dataansvarlig indbefatter, at der skal fastsættes procedurer for, hvordan virksomheder håndterer de ansattes rettigheder som registrerede. Der er bl.a. oplysningspligt, dvs. at virksomheder på eget initiativ har pligt til at give de ansatte en række oplysninger, når der indsamles information om dem. Ifølge Databeskyttelsesforordningens artikel 30, er hovedparten af dataansvarlige endvidere forpligtet til at føre interne fortegnelser over deres behandlinger af personoplysninger. En fortegnelse er et internt overblik over, hvilke behandlinger af personoplysninger der er iværksat herunder videregivelse af personoplysninger til andre. Der er ikke krav om, at fortegnelsen skal fremlægges for medarbejderne.

Virksomhedens indberetning af data til DA

Som medlem i en organisation under DA har I som virksomhed adgang til en bred vifte af services og rådgivning. Statistikprodukter og -services omhandlende arbejdsmarkedet er en del heraf. For at DA kan levere løn- og personalestatistik til medlemmerne, skal virksomhederne indberette data til DA. Indberetningen sker elektronisk via indberetning.da.dk. Deltagelse i statistik er en pligt, der følger med et medlemskab i en organisation under DA.

Information til egne medarbejdere

Indberetningen til DA indeholder information om de enkelte ansatte i virksomheden og er derfor at betragte som personoplysninger i persondatalovgivningen. Som dataansvarlig for behandling af oplysninger om egne ansatte er der nogle forhold i forbindelse med indberetningen, som I skal oplyse jeres medarbejdere om, jf. oplysningspligten.

Det drejer sig om:

• At virksomheden indberetter personoplysninger om de ansatte til DA til statistiske formål

• At virksomheden er i dialog med DA om datakvaliteten af de indberettede personoplysninger, bl.a. i kvalitetsrapporter på indberetning.da.dk

• At virksomheden har mulighed for at tilgå personoplysninger om egne ansatte i det webbaserede værktøj www.NetStat.dk

• At virksomheden ved indberetning til DA samtidig overholder sin indberetningsforpligtelse over for Danmarks Statistik

Nedenfor har DA udarbejdet et tekstforslag til, hvordan informationen til jeres medarbejdere kan udformes. Teksten kan enten stå alene eller indgå som et supplement til virksomhedens egen interne information til de ansatte om betydningen af persondatalovgivningen herunder virksomhedens behandling af personoplysninger til egne formål.  

Eksempel:

'[virksomhedens navn] er dataansvarlig for egen behandling af løn- og personaleoplysninger om ansatte på virksomheden. Som medlem af en organisation under DA er [virksomhedens navn] forpligtet til at deltage i DA’s statistikker om løn- og personaleforhold.

Statistikdeltagelsen medfører, at [virksomhedens navn] videregiver personoplysninger om de ansattes løn- og personaleforhold til DA. Videregivelsen sker via de lønadministrative systemer og DA’ hjemmeside indberetning.da.dk. DA er dataansvarlig for behandling af de videregivne personoplysninger til statistiske formål.

Betroede medarbejdere på [virksomhedens navn] svarer på spørgsmål om medarbejdernes aflønnings- og personaleforhold ved henvendelser fra DA. DA stiller oversigter over datakvaliteten til rådighed for [virksomhedens navn] på adgangsbegrænsede sider af indberetning.da.dk, som indeholder personoplysninger. Anvender [virksomhedens navn] det webbaserede værktøj www.NetStat.dk kan betroede medarbejdere på [virksomhedens navn] via værktøjet tilgå statistikker, herunder personoplysninger om egne ansatte i Mine tal.

For at overholde [virksomhedens navn]’s forpligtelse i forhold til Lov om Danmarks Statistik videregiver DA personoplysningerne til Danmarks Statistik i ubearbejdet form.'

Særligt om virksomhedens fortegnelse

I jeres fortegnelse over behandlingsaktiviteter skal der under punktet formål redegøres for, at der sker en videregivelse af de ansattes personoplysninger til DA - og tillige Danmarks Statistik - med henblik på at udarbejde statistik om de ansattes løn og fravær.

Det bør endvidere fremgå af fortegnelsen, at der er givet oplysninger til de ansatte om videregivelsen, herunder, at der foregår en dialog med DA om kvaliteten af de videregivne personoplysninger. Endelig, at de ansatte er gjort bekendt med virksomhedens mulighed for at tilgå statistik og personoplysninger i webværktøjet www.NetStat.dk.

Opdateret 25. maj 2018