Undgå de typiske fejl

Ingen oplysninger i indberetningen er overflødige. Blot en enkelt fejlbehæftet oplysning kan medføre, at en hel indberetning må kasseres. De hyppigst forekommende fejl og mangler i indberetningerne til lønstatistikken er:

PERSONOPLYSNINGER

1. Medarbejdere helt uden personoplysninger

I mange indberetninger indgår der medarbejdere uden en eneste personoplysning. Under valideringen konstaterer vi ofte, at det drejer sig om medarbejdere, der er ansat efter et bestemt tidspunkt.

Gør det til en del af den administrative procedure at registrere alle relevante personoplysninger til statistikken på ansættelsestidspunktet, f.eks. i forbindelse med udfyldelse af stamkort, personalekort eller lignende centrale registre, som virksomheden gør brug af.

I mange tilfælde er det kun DISCO08-koden (arbejdsfunktionen) og jobstatus-koden, der kan betragtes som specielle oplysninger til brug for lønstatistikken - alle andre personoplysninger bør kendes af lønnings- eller personalekontoret.

2. Medarbejdere uden DISCO08-kode (arbejdsfunktion) i personoplysning 0350

Mange indberetninger slettes alene fordi DISCO08-koden i personoplysning 0350 er manglende eller fejlbehæftet. Typisk skyldes den manglende kode, at lønadministrator - specielt i større virksomheder - ikke har det fornødne kendskab til den enkelte medarbejders arbejdsfunktion. Opgaven med at indplacere virksomhedens medarbejdere i DISCO08-nomenklaturen bør varetages af personalekontoret, den daglige leder eller andre afdelinger/personer, der kender til medarbejderens præcise arbejdsfunktion.

Læs om DISCO08-koder under punktet Arbejdsfunktion. Her finder du også et søgeværktøj, hvor du kan se sammenhængen mellem stillingsbetegnelser og DISCO08-koder.

Hvis du anvender søgeværktøjet skal du være opmærksom på opbygningen af de ni hovedgrupper i DISCO08-nomenklaturen. Søger du på "sælger" vil du se, at der foreslås DISCO08-koder i både gruppe 3 og 5. Det er derfor - som nævnt ovenfor - vigtigt, at den, der indplacerer personalet, har fuld information om de kvalifikationer mv., som de enkelte stillinger i virksomheden kræver. Husk også at en DISCO08-kode skal være 6-cifret.

3. Ikke-opdaterede personoplysninger

Et godt råd: Gør det til en del af den administrative procedure at opdatere personoplysningerne i forbindelse med ændringer i medarbejderens ansættelsesforhold.

Huske for eksempel, at:

Jobstatus-koden i personoplysning 0400 SKAL ændres fra 1 til 9, hvis medarbejderen efter udstået elev-/lærlingetid fortsætter som almindelig lønmodtager i virksomheden

DISCO08-koden i personoplysning 0350 SKAL opdateres, når medarbejderen skifter arbejdsfunktion

Koden i personoplysning 0800 SKAL ændres, hvis medarbejderen overgår fra timelønnet til fastlønnet aflønningsform eller omvendt.

Husk i disse tilfælde også at konsekvensrette øvrige personoplysninger.

4. Forkerte DISCO08-koder for mellemledere

Værkførere, overværkførere, formænd, kontorledere og andre mellemledere MÅ IKKE indberettes med en DISCO08-kode fra gruppe 1 'Ledelse' med mindre ledelsen udgør mere end 50% af deres arbejdstid.
Mellemledere skal typisk placeres sammen med de personer, de er ledere for - dvs. med samme DISCO08-kode - og adskilles fra "almindelige medarbejdere" ved hjælp af jobstatus-koden under personoplysning 0400.

5. Fejlbehæftede antal årlige feriedage i personoplysning 0610

Ofte indberettes 30 feriedage i personoplysning 0610, selvom medarbejderen kun optjener ret til 25 feriedage pr. år. Vær opmærksom på, at vi regner med en 5-dages uge.

LØNOPLYSNINGER

6. Medarbejdere helt uden lønoplysninger

Ofte indgår flere medarbejdere kun med personoplysninger - lønoplysningerne mangler. Den hyppigste årsag er, at indberetningen også indeholder medarbejdere, der er fratrådt i tidligere år. Vi kan imidlertid have vanskeligt ved at vurdere, om der er tale om fratrådte medarbejdere, eller om indberetningen vitterligt mangler lønoplysninger.

Sørg for, at der i indberetningen kun indgår medarbejdere, der har været beskæftiget i virksomheden i indsamlingsperioden.

7. Sammenblanding af lønoplysninger for timelønnede og fastlønnede (Fejlmarkeres som tvetydige)

Mange indberetninger respekterer ikke, at nogle lønoplysninger kun må anvendes til timelønnede, mens andre lønoplysninger kun må anvendes til fastlønnede.

Eksempler:

Feriepenge (bruttobeløb, der beskattes) for en timelønnet medarbejder SKAL indberettes i lønoplysning 0024, og IKKE i lønoplysning 0025

Overtidsbetalingen for en fastlønnet medarbejder SKAL KUN indberettes i lønoplysning 0037 og IKKE i lønoplysning 0036

8. Manglende beløb i lønoplysning 0023 'Fravær med betaling'

Lønoplysning 0023 'Fravær med betaling' skal indberettes med både antal fraværstimer og beløb uanset om medarbejderen får fuld eller delvis betaling for fraværet.

9. Uregelmæssige betalinger opsamles ikke i hhv. lønoplysning 0132 (Præstationsafhængige betalinger), 0232 (Kompensationsbetalinger), 0332 (Efterreguleringer/-betalinger af løn) og 0432 (Andet)

I alt for mange tilfælde indberettes lønreguleringer og andre uregelmæssige betalinger ikke i en af lønoplysningerne 0132 'Uregelmæssige betalinger: Præstationsafhængige betalinger', 0232 'Uregelmæssige betalinger: Kompensationsbetalinger', 0332 'Uregelmæssige betalinger: Efterreguleringer/-betalinger af løn' eller 0432 'Uregelmæssige betalinger: Andet'.
De anvendes bl.a. i Konjunkturstatistikken til at korrigere bruttoindkomsten for betalinger, der ikke knytter sig til den enkelte lønperiode.
NB. Hvis en betaling udover at være en del af beløbet i lønoplysning 0010 'Bruttoindkomst', også kan indplaceres i en af de andre lønoplysninger, så skal betalingen ikke indgå i 0132, 0232, 0332 eller 0432.

10. Fejlbehæftede overtidstillæg (0036) og overtidsbetalinger (0037)

Vær opmærksom på, at kun tillægsbetalingen udover overtimerne skal indgå i lønoplysning 0036 'Overtidstillæg og overtimer'. HUSK, at lønoplysning 0036 kun må indberettes på timelønnede.
For fastlønnede derimod, skal hele overtidsbetalingen udover overtimerne indberettes i lønoplysning 0037 'Overtidsbetaling og overtimer'. HUSK, at lønoplysning 0037 kun må indberettes på fastlønnede.

11. Forkert opsamling af fravær med delvis eller ingen betaling (0027)

Kun fravær, hvor der er delvis eller ingen betaling fra arbejdsgiveren må medtages i denne.
Dvs. antal fraværsdage skal altid indberettes uanset om arbejdsgiveren betaler delvist eller intet, mens det kan være vanskeligt at tolke om beløb skal indberettes, da det afhænger af, hvem der betaler for fraværet.

Hvis lønmodtageren trækkes i løn for fraværsdagen(e) - underforstået, arbejdsgiverens betaling til medarbejderens fravær er 0,- kr. - så er det alene antallet af fraværsdage uden løn, der skal indberettes, dvs. 0027 indeholder kun en værdi i antal. Løntrækket må IKKE indberettes. Et eksempel kunne være arbejdsdeling.
Hvis lønmodtageren i forbindelse med f.eks. barsel får delvis løn, så skal 0027 indeholde en værdi i både antal og beløb. Antallet er de fraværsdage, hvor medarbejderen kun får den delvise løn, mens beløbet angiver denne delvise løn, der har været i forbindelse med fraværet

ANDRE FEJL

12. Fejlbehæftede datoer ved til- og afgang af personale (StrukturStatistik)

I mange indberetninger indgår alle virksomhedens medarbejdere med perioden 1/1 - 31/12, på trods af der både har været til- og afgang af personale i løbet af året.

Den enkelte medarbejder skal kun indgå med den faktiske ansættelsesperiode. Fejlen kan skyldes, at medarbejdere der f.eks. fratræder i løbet af året, ikke frameldes i det administrative løn- og personalesystem.

Se også punkt 6 - Medarbejdere helt uden lønoplysninger.

13. Manglende opdeling af indberetning ved skift i koder (Styrebrud)

Når en medarbejder skifter f.eks. arbejdsfunktion (DISCO08-kode), skal indberetningen opdeles, så vi får et sæt af personoplysninger til hver DISCO08-kode sammen med et sæt lønoplysninger. Denne opdeling, der kaldes styrebrud, skal sikre, at vi for de forskellige arbejdsfunktioner mv. kan beregne de korrekte lønniveauer.

NB. Det skal bemærkes, at manglende eller fejlbehæftede styrebrud normalt vil være et anliggende for systemudviklere, der har ansvaret for vedligeholdelse, opdatering og udvikling af det administrative lømn- og personalesystem.